En 2024, le temps des liasses de papier est révolu !

Avec la forte croissance du numérique, les fonctions des ressources humaines ont été fortement impactées. Aussi, depuis la Covid-19, les entreprises ont dû mettre en place de nouvelles organisations rapidement, prônant l’agilité. On assite donc, de plus en plus, à une digitalisation des RH. Néanmoins, quels sont ceux qui savent à quoi correspond vraiment cette digitalisation des RH ? À quels besoins répond-elle et peut-être le plus important : cette digitalisation est-elle efficiente ?

Qu’est ce que la digitalisation des RH ?

La digitalisation des RH permet d’automatiser de nombreuses tâches administratives liées à la gestion des équipes au sein des entreprises. Elle désigne l’intégration d’outils digitaux et numériques dans la fonction RH permettant de centraliser les données des effectifs, de gérer la paie, les temps et modes de travail, les congés, les reportings RH mais aussi le recrutement, la formation… L’automatisation réduit prioritairement les tâches administratives et libèrent du temps pour des activités stratégiques.

D’une manière générale, elle permet d’améliorer la performance globale et la productivité des équipes. Les SIRH facilitent non seulement la gestion administrative mais également le suivi de la performance et le développement professionnel des collaborateurs. Les plateformes de recrutement en ligne, les outils d’évaluation et les applications de gestion du temps font partie de cette révolution numérique !

Les tâches administratives les plus chronophages sont automatisées, ce qui permet de gagner du temps. C’est aussi la possibilité de se concentrer sur le sens premier des RH : les ressources humaines !

À noter que 63% des RH consacrent au moins la moitié de leur temps aux tâches administratives alors qu’aujourd’hui, de nombreux processus peuvent être dématérialisés.

Néanmoins, en 2023, seulement 1/3 des entreprises françaises ont opté pour la transformation digitale. Un grand nombre d’entre elles ont pris conscience de l’importance d’amorcer leur transition numérique pour rester compétitives et performantes.

La digitalisation des RH transforme le rôle des professionnels des ressources humaines et offre de nouvelles opportunités grâce aux outils numériques !

Digitalisation des RH : avantages et processus

Les enjeux de la digitalisation des RH sont multiples et permettent de répondre à différentes problématiques et besoins d’une entreprise :

Tout d’abord, on observe un gain de temps pour le service RH et les collaborateurs, en libérant le temps alloué aux tâches répétitives, pour l’attribuer à des tâches à fortes valeurs ajoutées.

La gestion des processus RH voit également sa fiabilité améliorée, au même titre que le renforcement de la sécurité des données tout en limitant le risque de perte de documents.

L’amélioration de la qualité de vie au travail puisque la communication entre le service RH et les collaborateurs est facilitée.

Et on note une augmentation de la productivité du service RH ainsi qu’une réduction des coûts, et donc, tout ce que recherche et peut séduire un dirigeant.

D’autres atouts sous-jacents viennent s’ajouter, auquel on pense moins, mais tout aussi importants : 

• Le valorisation de la marque employeur par la dématérialisation des processus de recrutement
• L’amélioration de l’expérience candidat lors des recrutements mais aussi de l’expérience collaborateur
• Une réactivité considérable pour le service RH ainsi qu’une certaine flexibilité

Nombre de processus RH peuvent être sujets à la digitalisation, comme la paie, les déclarations sociales, la gestion des congés et absences, les contrats de travail, etc.

En choisissant soigneusement les outils adaptés, en comprenant les besoins spécifiques des collaborateurs et en intégrant les solutions dans un contexte en évolution, les entreprises garantissent une transition réussie vers une nouvelle ère du travail, plus agile et efficiente.

Néanmoins, attention tout de même à la déshumanisation de la fonction RH, à la mise en place d’un SIRH inadapté, à un manque de moyens financiers pour accompagner votre projet ou encore au manque de ressources. Autre problème qui peut se poser, celui de la centralisation des informations sensibles dans des systèmes numériques rendant les données potentiellement vulnérables aux cyberattaques, ainsi qu’aux problématiques RGPD s’ils ont mal été conçus.

La digitalisation des RH permet-elle au management d’être plus efficace ?

Certains disent que la digitalisation des RH est un gain de temps, d’autres que c’est un effet de mode ! Peut-elle réellement être considérée comme une avancée totale ? Lorsqu’on décide d’appliquer la digitalisation sur le management des hommes et des organisations, qu’en est-il réellement ?

Avec l’émergence des nouvelles technologies, les entreprises sont attirées par le « Shiny Object Syndrome » ou le syndrome de l’objet brillant.

Cela se traduit par une course à l’adoption des dernières innovations technologiques sans une évaluation pertinente alors que les risques sont multiples. Il est donc primordial pour les entreprises de faire preuve de discernement et de rigueur dans le choix de leurs outils digitaux.

Les expériences en la matière sont mitigées : certaines entreprises sont satisfaites, d’autres ont constaté un faible taux d’utilisation. Une chose est certaine : l’idée d’un succès du travail collaboratif en mode digital n’est pas une évidence !  

A noter que seules les entreprises qui parviennent à marier efficacité technologique et sensibilité humaine seront véritablement équipées pour réussir la transition. Aujourd’hui, il est impératif de tenir compte de la satisfaction des collaborateurs et il est impossible de passer à côté de l’individualisation de la relation. Il convient d’écouter tout le monde, de convaincre le management. Le passage au digital est un besoin !

Vous l’aurez compris : la digitalisation des ressources humaines est un terrain fertile d’opportunités mais également un espace parsemé de défis complexes soulevant d’importantes questions éthiques et opérationnelles. Il est donc impératif d’adopter une approche réfléchie et responsable dans la quête de digitalisation.

Article rédigé par Yasmine Merabai